Commande régulière
OBJECTIF
La commande régulière permet de passer des commandes chez les fournisseurs sans avoir à gérer un catalogue de produit et passer par la réception de marchandises.
prérequis
Icônes
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Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessous. |
Icône 3.05 |
Titre |
Sert à |
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Transférer (Ctrl + Shift + F12) |
Permet de transférer les transactions. |
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Imprimer |
Permet d’ouvrir le générateur de liste et d’imprimer le formulaire. |
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Documents |
Ouvre la fenêtre de Gestion des documents, pour la transaction courante. La « feuille » sur l’icône indique qu’il y a des documents liés. |
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Afficher seulement les entrées non transférées |
Permet d’afficher seulement les entrées non transférées dans le sommaire des transactions. |
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Afficher seulement les entrées transférées |
Permet d’afficher seulement les entrées transférées dans le sommaire des transactions. |
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Configuration |
Permet d’ouvrir la fenêtre des configurations de la fonction Commande régulière. |
Étapes
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maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Commande > Commande régulière |
Entrer une commande régulière
- Entrer les informations requises :
Champ
Description
Commande - Extension
Numéro de la commande.
NOTES : Le système inscrit automatiquement un numéro lors de l’enregistrement. Par contre, il est possible d’en inscrire un manuellement.
Le numéro d’extension permet de créer une nouvelle commande à partir d’une commande existante. Seules les informations de l’en-tête de la commande sont conservées pour la nouvelle commande.
Un compteur et un masque peuvent être définis au niveau des Configurations diverses.
Bon de travail
Numéro du bon de travail rattaché à la commande.
NOTE : Le système permet de choisir un bon de travail existant que si le module Bons de travail est installé.
Type de contrat
Type de commande.
Valeurs disponibles :
Commande régulière
Commande comprenant un montant de départ préétabli, avec déduction au fur et à mesure de l’avancement.
NOTE : La commande se ferme automatiquement lorsque la facturation atteint la quantité totale commandée.
Estimé
Commande ouverte avec un engagement.
NOTE : Cette commande permet de suivre un montant estimé au départ mais non confirmé.
Commande ouverte
Commande sans montant prédéterminé (par exemple, la location d’un item pour une période indéterminée).
Réquisition
Permet d’entrer un numéro de réquisition manuellement.
État
État de la commande.
États disponibles :
Entrée
État par défaut. Fait en sorte que toutes les valeurs nécessaires au transfert soient indiquées au moment de l'enregistrement.
NOTES : La commande ne peut pas être transférée lorsque celle-ci est à cet état.
Réservée
Permet de réserver un numéro de commande pour ensuite la compléter plus tard.
NOTE : La commande ne peut pas être transférée lorsque celle-ci est à cet état.
Engagée
Fait en sorte que toutes les valeurs nécessaires au transfert soient indiquées au moment de l'enregistrement. Apparait dans les montants en commande, même si la commande n'est pas transférée.
NOTE : La commande ne peut pas être transférée lorsque celle-ci est à cet état.
Soumission
Cet état à son propre formulaire de bon de commande et peut provenir des soumissions. Fait en sorte que toutes les valeurs nécessaires au transfert soient indiquées au moment de l'enregistrement.
NOTE : La commande ne peut pas être transférée lorsque celle-ci est à cet état.
Confirmée
Fait en sorte que toutes les valeurs nécessaires au transfert soient indiquées au moment de l'enregistrement.
Cet état est le seul qui permet le transfert de la commande.
NOTES : Si la fonctionnalité d’approbation avancée des commandes est activée dans les Configurations diverses, le changement d’état est disponible seulement lors de l’enregistrement de la commande.
Il est possible de créer de nouveaux états à l’aide de l’option Table des états de commande.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :
Le projet, l’activité et le groupe doivent être différents du projet, activité et groupe de l’inventaire définis dans les Configurations diverses de l’inventaire, sinon il sera impossible de sauvegarder la transaction.
Cette configuration est disponible dans les Configurations diverses du module Achats et approvisionnement, dans la section Inventaire.
Champ
Description
Code Four
Code du fournisseur issu de la Gestion des fournisseurs.
No adresse
Numéro d’adresse du fournisseur.
NOTES : Par défaut, le système affiche l’adresse de la Gestion des fournisseurs.
Il est possible de configurer plusieurs adresses pour un même fournisseur à l’aide de l’option Gestion des adresses de fournisseurs.
Contact
Nom du contact chez le fournisseur.
NOTE : Si un contact est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement
Projet
Numéro du projet affecté par l’achat.
NOTES : La liste des projets disponibles apparaît selon la Gestion de la sécurité.
Le projet identifié dans ce champ sert également à sélectionner l’endroit de livraison par défaut lorsque le champ Endroit est à Projet.
Groupe
Groupe affecté par l’achat.
NOTE : Le système inscrit le groupe par défaut défini dans la Gestion des fournisseurs.
Date com.
Date de la commande d’achat.
NOTES : Le système inscrit la date de travail par défaut.
Pour transférer une commande, la période financière au grand-livre doit avoir été créée sinon il sera impossible de transférer la commande.
Livr.
Date de livraison désirée de la commande d’achat.
% Retenue
Pourcentage de retenue applicable sur l’achat lors de la facturation.
Terme de paiement
Terme de paiement issu de la Gestion des termes de paiement applicable par défaut pour la facture.
NOTES : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement.
Le système détermine la date due des factures entrées en fonction du terme de paiement applicable.
Impression d’un bon
Valeurs disponibles :
Oui
Les commandes à Oui sont disponibles lors du lancement d’une impression à partir de l’option Impression des commandes.
Non
Les commandes à Non ne sont pas disponibles lors du lancement d’une impression à partir de l’option Impression des commandes.
- Section Ventilation :
Champ
Description
Description
Description de l’item commandé.
NOTES : Si un . est inscrit, ce caractère indique au système que la ligne est un commentaire.
Il est possible de sélectionner des items de la Gestion des items en appuyant sur F7. Le système insère les lignes avec toutes les valeurs prédéfinies.
Unité
Unité de conversion.
NOTE : L’unité permet de multiplier la quantité par la valeur entrée.
Activité
Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense appartient.
Groupe
Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense appartient.
NOTE : Le système utilise la valeur par défaut inscrite dans l’entête de la commande.
Quantité
Quantité commandée.
Reçu
Quantité reçue.
NOTE : Ce champ s’affiche automatiquement pour les commandes actives ou fermées pour lesquelles des quantités ont été facturées.
.P.U
Prix unitaire.
% Esc
Pourcentage d’escompte.
NOTE : Si un pourcentage est défini dans la Gestion des escomptes/fournisseur, il s’inscrit automatiquement.
Montant
Montant de la ligne de ventilation.
NOTE : Un montant peut être entré même si les champs Qté commandée et Prix unitaire sont vides.
Tx
Code de taxes applicable.
NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Tx
Code de taxes applicable.
NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
État
Complété par défaut lors de l’enregistrement de la commande en fonction de son avancement dans le système.
Compagnie
Nom de la compagnie de la dépense.
NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Spécif. 1
Spécification pour la ligne de la commande.
NOTE : Il est possible d’entrer une note particulière en lien avec la ligne. Cette note peut être imprimée sur le formulaire de la commande.
Spécif. 2
2e spécification pour la ligne de la commande.
NOTE : Il est possible d’entrer une note particulière en lien avec la ligne. Cette note peut être imprimée sur le formulaire de la commande.
Cpt d’avis de changement
Numéro du compteur de l’avis de changement lié à la commande par l’option Gestion des changements. Cette option doit être installée.
Si un budget est entré en lien avec les projets, activités et groupes saisis, le système vérifie s’il y a dépassement du budget lors de l’enregistrement si cette fonctionnalité est activée dans les Configurations diverses.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Livraison :
Champ
Description
Endroit
Endroit des travaux.
Valeurs disponibles :
Alternatif
Permet de créer une adresse temporaire.
Contact
Permet d’utiliser une adresse associée à un contact issu de l’option Gestion des contacts.
Cie
Utilise l’adresse entrée dans les paramètres de la compagnie.
Four
Permet d’utiliser l’adresse définie dans la Gestion des fournisseurs pour le fournisseur sélectionné.
Adresse livr. four.
Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des adresses de fournisseurs.
Liste
Permet d’utiliser une adresse issue de la Gestion des adresses.
Projet
Utilise l’adresse inscrite dans la Gestion des projets du projet sélectionné.
NOTE : Si un projet a été identifié dans l’écran principal de la commande, ce dernier sera automatiquement sélectionné comme endroit de livraison si le champ Endroit est à Projet.
Par contre, si un projet est sélectionné manuellement dans ce champ, ce dernier sera conservé même si le projet a été modifié dans l’écran principal de la commande.
Sélection
Permet d’avoir accès aux bases de données liées en fonction de la sélection faite au champ Endroit.
Transport
Transport issu de la Gestion des abréviations.
FOB
Incoterm issu de la Gestion des abréviations.
Emplacement
Emplacement où sera entreposé le matériel de la commande.
À l’attention de
Contact lors de la livraison.
Acheteur
Numéro de l’utilisateur qui a entré la commande.
Spécification
Spécification pour la commande issue de la Gestion des spécifications.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Mémo : permet d’entrer un mémo en lien avec la commande.
- Cliquer sur Enregistrer.
Seules les commandes à l’état Confirmée peuvent être transférées. Une fois transférée, la commande ne peut plus être modifiée, sauf si la fonctionnalité Déverrouiller la commande est utilisée. Pour pouvoir utiliser cette fonction, aucune facture ne doit avoir été entrée pour la commande. Pour que l’usager ait accès à l’option Déverrouiller la commande, la sécurité de l’usager doit être modifiée pour lui donner accès à l’option L’usager peut modifier les commandes transférées sous l’onglet Restriction des accès, section Achats et approvisionnement – Commande.
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Voir aussi
- Gestion des adresses
- Gestion des termes de paiement
- Impression des commandes
- Gestion des spécifications
- Gestion des abréviations
- Commande sur projet
- Commande avec catalogue
- Lecture des codes de taxes de maestro*